O Processo de certificação

Fluxo do processo   

A DQS segue durante todo o processo de certificação as regras internacionais de credenciamento de acordo com a ISO/IEC 17021. Para certificações de acordo com a ISO/TS 16949:2002 as regras do IATF, assim como demais regras para outras normas.

O processo de certificação de sistemas de gestão é composto de cinco etapas principais:
 

- Preparação / Contrato
- Pré-avaliação / análise do sistema / diagnóstico
- Auditoria de certificação (fases 1 e 2) nas instalações da empresa
- Decisão sobre a certificação
- Auditorias semestrais ou anuais de acompanhamento / recertificação

Preparação / Contrato     
 

Após os contatos preliminares e a aceitação formal da proposta de certificação (solicitação formal) é firmado um contrato formal sobre o processo de certificação, estabelecendo os direitos e obrigações da organização e da DQS. Se houver interesse, a organização pode solicitar uma cópia do contrato padrão da DQS para fins informativos. O contrato deve ser retornado à DQS, preenchido e assinado, até 7 (sete) dias antes da data da pré-avaliação, junto com uma cópia do manual de gestão da organização.
 
Pré-avaliação / análise do sistema / diagnóstico      
 

O auditor líder realizará uma pré-avaliação / análise do sistema de gestão nas instalações do cliente. Esta visita inicial destina-se à uma verificação formal da documentação do sistema de gestão e uma avaliação do grau de implementação do sistema. Esta visita também busca assegurar que a empresa e o auditor estabeleçam um contato pessoal, e que possíveis dúvidas sejam dirimidas no que se refere ao processo de verificação. O auditor líder elabora um relatório dos resultados com uma avaliação final que indica a necessidade de providências e potencial de melhoria com vistas à certificação. Não-conformidades constatadas devem ser corrigidas, antes da realização da auditoria de certificação, que será adiada até que as inadequações pendentes sejam satisfatoriamente solucionadas. Considerando o resultado da avaliação, o auditor líder, juntamente com o cliente, planejará a auditora de certificação e elaborará a agenda da auditoria.

A pré-avaliação normalmente é realizada por um auditor com duração de um dia e segue o seguinte roteiro:

- Apresentação da organização e da DQS;
- Entrevista com a alta administração para verificação dos requisitos em relação a

  responsabilidade da administração;
- Verificação da adequação da documentação do sistema de gestão;
- Verificação da situação da implementação do sistema de gestão através da verificação dos

  requisitos em relação a auditorias internas, ações corretivas e treinamento;
- Confirmação das informações relevantes para a certificação;
- Visita às instalações da organização e verificação do atendimento a alguns requisitos

  selecionados da norma de referência;
- Planejamento da auditoria de certificação.
 

Opcionalmente a DQS pode prolongar a estadia do auditor nas instalações da empresa para realizar uma pré-avaliação / diagnóstico mais profunda abrangendo todos os requisitos do sistema de gestão. O número de auditores / dias pode ser combinado de acordo com a profundidade desejada.

Somente para certificações de sistemas de gestão ambiental:
 

Durante a visita inicial, o auditor líder verificará se as pré-condições para a realização da auditoria de certificação estão sendo preenchidas. Serão verificados os seguintes aspectos:

- Avaliação do grau de implementado sistema: o sistema deve ser completamente

  implementado (documentação, auditorias internas, treinamento, análise crítica) antes da

  certificação;
- Levantamento dos aspectos ambientais;
- Requisitos legais;
- Documentação ambiental, registros de auditorias internas e da análise critica.

Auditoria de certificação nas instalações do cliente   
 

Esta etapa determina o nível e a eficácia da implementação do sistema da qualidade nas instalações do cliente. A auditoria é realizada na empresa do cliente na data marcada, com base numa lista de verificação (protocolo de auditoria - DQS) . Caso aplicável, a auditoria deve considerar todos os turnos de trabalho. A auditoria inclui a verificação de todos os elementos do sistema de gestão do cliente. Parte das evidências requeridas são os resultados de pelo menos um ciclo completo de auditorias internas e de uma análise crítica pela administração.

A equipe de auditores discutirá na reunião final com o cliente eventuais pontos fracos constatados. Esses serão relacionados em relatórios de não-conformidades, assinados pelos auditores e subscritos pelo(s) encarregado(s) da auditoria como cientes. Os relatórios de não-conformidades serão entregues no final da auditoria ao cliente, que deve definir ações corretivas adequadas e os prazos para implementação. Caso não existam não-conformidades maiores abertas, ou não-conformidades menores que não comprometam o funcionamento efetivo do sistema da qualidade do cliente, os auditores recomendam a certificação à comissão de certificação da DQS.

O cliente receberá da DQS, dentro de um prazo de 14 dias, um relatório formal da auditoria, incluindo eventuais relatórios de não-conformidades e oportunidades de melhorias desde que se tornem evidentes durante a auditoria, sem a recomendação de soluções específicas.

Decisão sobre a emissão do certificado     
 

A comissão de certificação da DQS realiza uma análise crítica dos resultados da auditoria para decisão sobre a concessão do certificado.

Em caso de aprovação da certificação, o cliente recebe os certificados da DQS e do IQNet. O prazo entre a recomendação pelos auditores e a entrega do certificado ao cliente varia entre duas e quatro semanas.

Caso ainda existam não-conformidades abertas (qualquer tipo de não-conformidades), após a realização da auditoria de certificação, a DQS não poderá conceder o certificado. Nesses casos, a DQS elabora relatórios de não-conformidades dos quais se depreenderão as falhas ou comunicará as exigências necessárias, que devem ser indispensavelmente cumpridas para a concessão do certificado.

Auditorias de acompanhamento / recertificação     
 

O certificado da DQS tem uma validade de três anos. Auditorias de acompanhamento serão realizadas a cada 12 meses ou, quando solicitado pelo cliente, a cada 6 meses. Cada auditoria reexamina parte do sistema, de tal forma que seja completada uma avaliação total, dentro de cada ciclo de três anos. Porém, cada auditoria de sistemas de gestão inclui os requisitos em relação a responsabilidade da administração, bem como a verificação de reclamações sobre o sistema e do uso do certificado pelo cliente.

Para auditorias VDA e TS 16949, adicionalmente serão verificados os seguintes itens:

- Reclamações do cliente e resposta do fornecedor
- Resultados de auditorias internas e sua análise crítica
- Progresso obtido em relação aos objetivos para melhoria contínua

Equipe auditora     

A equipe auditora será constituída por auditores qualificados em ISO 9000, ISO 14000, VDA 6.1 (aprovados pela VDA) e ou ISO/TS 16949 e registrados na DQS (Alemanha). A DQS emprega somente auditores com qualificações formais de auditor (European Quality Manager - EOQ, Auditor EOQ, Lead Assessor - IRQA/IQA, EARA, Auditor ABCQ, ou equivalente). Todos os auditores da DQS dispõem de larga experiência prática e profissional e passaram por um treinamento profundo pela DQS. Pelo menos um auditor da equipe tem experiência profissional no ramo de atividade da empresa a ser certificada.

Cálculo de auditores/dias para condução da auditoria de certificação     

A DQS usa como base para o cálculo dos dias necessários para a auditoria de certificação, o número mínimo estabelecido na tabela do "ISO/IEC 17021", (obrigatório para todos os organismos de certificação), sempre considerando os
seguintes pontos:

- Ramo de atividade;
- Produtos;
- Número de funcionários;
- Número de turnos;
- Complexidade das atividades da organização
 

Cronograma da certificação     

Os trabalhos poderão ser iniciados em data a ser acertada entre as partes. Recomenda-se reserva das datas desejadas com a maior antecedência possível, com o objetivo de evitar problemas de agenda.